BLOG

Wat is het rendement van jouw opgeschoond archief?

Stapels papier, uitpuilende kasten en belangrijke documenten die plots verdwijnen. Je kent het wel. Het onderhouden, opschonen en leeg maken van een archief is geen alledaagse en makkelijke klus. Het kost dus wel wat moeite, maar wat wint jouw organisatie er nu bij?

Ontdek hier vijf voordelen van een opgeschoond archief!

1. Je creëert overzicht en wint tijd

Als je medewerkers het archief actief gebruiken, kan de orde hier na verloop van tijd onder lijden. Dat is normaal, maar niet goed voor de efficiëntie van jouw bedrijf. Je medewerkers spenderen een groot deel van hun tijd aan het zoeken naar documenten in ongestructureerde archieven en er gaan daarbij heel wat kostbare werkuren verloren.

Je archief opschonen, betekent dat je documenten intelligent opgeschoond worden: ze worden correct geïdentificeerd, keurig geregistreerd en thematisch of chronologisch geordend. Alles wordt geanalyseerd en dubbels en kladjes worden eruit gehaald. Door je archief regelmatig op te schonen, creëer je overzicht, reduceer je stress en, bovenal, win je waardevolle tijd. Durf je nog een stapje verder te gaan en je bedrijf naar een nóg efficiënter niveau te tillen? Denk er dan zeker aan om je archief doeltreffend te laten digitaliseren.

2. Je motiveert je medewerkers

Een net en gestructureerd archief geeft je medewerkers een beter gevoel. Ze gaan met genoegen het archief binnen als ze weten dat ze gemakkelijk zullen vinden wat ze zoeken. Want zeg nu eens eerlijk, hoe zou je zelf zijn? Een archief in wanorde loop je toch liever voorbij dan binnen.

Bovendien moet niet enkel je archief in een 'proper' jasje gestoken worden maar ook de documenten. Bij het fysisch opschonen verwijder je alle nietjes en paperclips uit de dossiers en strijk je de plooien en ezelsoren plat. Opgeruimd staat netjes mag je hier letterlijk nemen. Niets wakkert de motivatie van je werknemers meer aan dan een schoon archief met overzichtelijke documenten.

3. Je verhoogt de dienstverlening naar je klanten

Een schoon archief is toegankelijk, compleet en goed gestructureerd. Dat betekent dat je medewerkers snel alle noodzakelijke informatie van jouw organisatie kunnen vinden. Dat zorgt eveneens voor een snelle dienstverlening naar jouw klanten. Kortom een opgeschoond archief maakt je bedrijfsprocessen vlotter. Snel is niet snel genoeg? Als je een echte snelheidsduivel bent, biedt de digitalisatie van je archief zeker nog voordelen voor jouw organisatie: je digitale kopie is overal beschikbaar, vlot doorzoekbaar en dient als waardevolle back-up.

4. Je bent up-to-date

Wist je dat een groot deel van je bedrijfsarchief uit dubbels en verouderde documenten bestaat? Nochtans zorgen die bestanden ervoor dat je archief minder toegankelijk wordt. Zonder het te weten, verzamel je wel tien verschillende versies van eenzelfde document met het gevaar dat je de juiste, recentste of wettelijke versie niet meer terugvindt. Dankzij een opschoning houd je jouw archief binnen de wettelijke normen actueler dan de documenten die zich erin bevinden!

5. Je geeft je organisatie meer ruimte

Als je organisatie groeit, groeit het archief mee. Maar als het archief groeit, krimpt de ruimte op kantoor. Als je verhuist van gebouw, verhuist je volledige archief dan mee? Wil je onnodig gesleur vermijden of voorkomen dat je werknemers gevangen zitten tussen muren van papier? Bevrijd ze dan door je archief op te schonen. Zo houd je alleen over wat je écht nodig hebt. Bovendien is het gewoonweg handig dat je fysiek archief verkleint. Met een actueel archiefbeheer los je ruimtegebrek efficiënt op.

1. Je creëert overzicht en wint tijd

Als je medewerkers het archief actief gebruiken, kan de orde hier na verloop van tijd onder lijden. Dat is normaal, maar niet goed voor de efficiëntie van jouw bedrijf. Je medewerkers spenderen een groot deel van hun tijd aan het zoeken naar documenten in ongestructureerde archieven en er gaan daarbij heel wat kostbare werkuren verloren.

Je archief opschonen, betekent dat je documenten intelligent opgeschoond worden: ze worden correct geïdentificeerd, keurig geregistreerd en thematisch of chronologisch geordend. Alles wordt geanalyseerd en dubbels en kladjes worden eruit gehaald. Door je archief regelmatig op te schonen, creëer je overzicht, reduceer je stress en, bovenal, win je waardevolle tijd. Durf je nog een stapje verder te gaan en je bedrijf naar een nóg efficiënter niveau te tillen? Denk er dan zeker aan om je archief doeltreffend te laten digitaliseren.

2. Je motiveert je medewerkers

Een net en gestructureerd archief geeft je medewerkers een beter gevoel. Ze gaan met genoegen het archief binnen als ze weten dat ze gemakkelijk zullen vinden wat ze zoeken. Want zeg nu eens eerlijk, hoe zou je zelf zijn? Een archief in wanorde loop toch je liever voorbij dan binnen.

Bovendien moet niet enkel je archief in een 'proper' jasje gestoken worden maar ook de documenten. Bij het fysisch opschonen verwijder je alle nietjes en paperclips uit de dossiers en strijk je de plooien en ezelsoren plat. Opgeruimd staat netjes mag je hier letterlijk nemen. Niets wakkert de motivatie van je werknemers meer aan dan een schoon archief met overzichtelijke documenten.

3. Je verhoogt de dienstverlening naar je klanten

Een schoon archief is toegankelijk, compleet en goed gestructureerd. Dat betekent dat je medewerkers snel alle noodzakelijke informatie van jouw organisatie kunnen vinden. Dat zorgt eveneens voor een snelle dienstverlening naar jouw klanten. Kortom een opgeschoond archief maakt je bedrijfsprocessen vlotter. Snel is niet snel genoeg? Als je een echte snelheidsduivel bent, biedt de digitalisatie van je archief zeker nog voordelen voor jouw organisatie: je digitale kopie is overal beschikbaar, vlot doorzoekbaar en dient als waardevolle back-up.

4. Je bent up-to-date

Wist je dat een groot deel van je bedrijfsarchief uit dubbels en verouderde documenten bestaat? Nochtans zorgen die bestanden ervoor dat je archief minder toegankelijk wordt. Zonder het te weten, verzamel je wel tien verschillende versies van eenzelfde document met het gevaar dat je de juiste, recentste of wettelijke versie niet meer terugvindt. Dankzij een opschoning houd je jouw archief binnen de wettelijke normen actueler dan de documenten die zich erin bevinden!

5. Je geeft je organisatie meer ruimte

Als je organisatie groeit, groeit het archief mee. Maar als het archief groeit, krimpt de ruimte op kantoor. Als je verhuist van gebouw, verhuist je volledige archief dan mee? Wil je onnodig gesleur vermijden of voorkomen dat je werknemers gevangen zitten tussen muren van papier? Bevrijd ze dan door je archief op te schonen. Zo houd je alleen over wat je écht nodig hebt. Bovendien is het gewoonweg handig dat je fysiek archief verkleint. Met een actueel archiefbeheer los je ruimtegebrek efficiënt op.

Hulp nodig bij het opschonen van jouw archief?

We luisteren graag naar je.

Vul hier vrijblijvend je gegevens in en we nemen spoedig contact met je op.

Nieuwsbrieven ontvangen?

Hulp nodig bij het opschonen van jouw archief?

We luisteren graag naar je.

Vul hier vrijblijvend je gegevens in en we nemen spoedig contact met je op.

Nieuwsbrieven ontvangen?

Vanden Broele Productions

Lieven Bauwensstraat 33, 8000 Brugge

https://productions.vandenbroele.be/