Digitaliseer uw archief

Consulteer snel en efficiënt al uw dossiers in een overzichtelijke digitale database.

Uw huidige situatie


  • Tijdverlies en ergernis bij het zoeken naar de juiste dossiers
  • Veel opslagruimte nodig
  • Archief vaak niet optimaal gestructureerd
  • Oude dossiers niet gekoppeld aan uw software

Uw toekomstige situatie


  • Digitaal archief duidelijk en logisch gestructureerd in folders
  • Metadata om dossiers snel te doorzoeken
  • Geo-grafering van oude dossiers
  • Oude dossiers gekoppeld aan uw bestaande stedenbouwkundige software
  • Geen fysieke opslagruimte meer vereist

Onze werkwijze


Plan+ en Vanden Broele zijn experts in het inhoudelijk structureren en digitaliseren van stedenbouwkundige dossiers. Samen bundelen we onze krachten om de digitalisatie van uw archief vlekkeloos te laten verlopen.

Met AI en Machine Learning zorgen we voor een snelle en efficiënte digitalisatie. Een extra menselijke controle door Plan+ verzekert een correct resultaat.

Huidige problematiek

U kent het wel. De oudere dossiers liggen in een archiefruimte stof te vergaren. Geen probleem want ze worden toch niet frequent gebruikt.

Het is altijd zo geweest en niemand lijkt de situatie problematisch te vinden.


Maar wanneer er een dossier moet opgediept worden merkt u dat het ver weg zit en moeilijk te vinden is omdat het klassement niet werd bijgehouden. Als u het dossier dan eindelijk vindt zitten de stukken hopeloos door mekaar.


Gevolg:

Ergernis, tijdverlies, inefficiëntie, ...

Digitale oplossing

Wat zou u ervan vinden als uw stedenbouwkundige dossiers digitaal gewaarborgd zijn?


Een digitaal archief biedt talloze voordelen:

  • Tijdsbesparing: dossier is ter beschikking met 1 muisklik
  • Ruimtebesparing: geen uitpuilende kasten noch overvolle bureau's
  • Snelle dienstverlening aan veeleisende burgers, notarissen, projectontwikkelaars, architecten, ...
  • Een gemetadateerd en dus eenvoudig geordend doorzoekbaar archief
  • Integratie met uw bestaand stedenbouwkundig pakket

Fysiek opschonen

Uw dossiers zitten vol met nietjes, paperclips, post –its en andere elementen die beletten dat documenten rechtstreeks in doorvoerscanners worden ingevoerd.

Daarnaast moeten er opdelingen in de dossiers worden aangebracht om een onderscheid tussen de documenten in het dossier te maken en ze later gestructureerd en sneller te kunnen terugvinden.


Vanden Broele ontzorgt u door deze services voor u te voorzien.

Vaak gaat dit proces ook samen met het intellectueel opschonen van de dossiers.

Intellectueel opschonen

Afhankelijk van uw doelstelling zijn er voor het inhoudelijk opschonen van uw dossiers meerdere opties te overwegen.


U kan bijvoorbeeld enkel de relevante stukken uit een dossier laten digitaliseren en de overbodige documenten (dubbels, aparte nota’s, …) laten weghalen.

Voordeel: sneller door- en opzoekbaar digitaal dossier


Een andere optie is om minder relevante documenten toch te bewaren en in een restmap te verzamelen zodat u alsnog een volledige digitaal dossier ter beschikking heeft.

Voordeel: een volledige substitutie van het papieren naar een digitaal dossier.

AI & Machine Learning

Het intellectueel opschonen van een dossier is een hele opgave die niet kan worden toevertrouwd aan niet-specialisten.


Voor deze uitdagende karwei hebben Vanden Broele en Plan+ algoritmes ontwikkeld die de identificatie en structurering van de documenten overnemen.

Onze algoritmes herkennen een beslissing, een beroep, een advies enzovoort en delen het document desgevallend in een submap op.


We bereiken hierbij een accuraatheid van 98%, dat is een pak efficiënter dan een menselijke opschoning van de dossiers.

Plan+ zorgt bovendien voor een permanente begeleiding en finetuning op maat zodat we kwalitatiever en beter kunnen opschonen

Onze geïntegreerde dienstverlening

U kan zelf samenstellen welke combinatie van diensten voor u van toepassing zijn. Per klant werken we op maat om enkel de problemen aan te pakken die voor u van belang zijn.

  • Analyse en plan van aanpak door ervaren specialisten van Plan+ en de digitaliseringsspecialisten van Vanden Broele
  • Fysieke opschoning van uw dossiers
  • Inhoudelijk opschonen en indelen van uw dossiers aan de hand van machine learning en vervolgens menselijke controle door Plan+
  • Digitaliseren voor de geldende archiefstandaarden
  • Geo-referering van oude dossiers
  • Toevoegen van oude dossiers aan uw bestaande stedenbouwkundige software
  • Datavernietiging of cloud services

Wij zijn een no-nonsense & creatief stedenbouwkundig adviesbureau.

Onze consultants adviseren en ondersteunen overheden, bedrijven en particulieren om vergunningentrajecten vlot, tijdig en correct te laten verlopen. Met 20 jaar ervaring weten we hoe we elk project individueel, energiek en met kennis van zaken kunnen stroomlijnen.

Wij digitaliseren al uw documenten en maken ze vlot doorzoekbaar. Van aktes en documenten uit de dienst Burgerlijke Stand & Archief, personeelsdossiers, bouwdossiers, tot brochures, kaarten en dossiers van privé-organisaties. We microfilmen en scannen uw gegevens en maken ze digitaal opvraagbaar via een modulair systeem.


"Indien er een vraag van een architect of projectontwikkelaar komt, is het heel gemakkelijk om het verkavelingsplan/voorschriften digitaal door te sturen. Vóór de digitalisering moesten wij het dossier eerst gaan opzoeken in het archief, dan inscannen en dan pas doorsturen. Bij oude dossiers ging dit nogal moeizaam, omdat deze plannen al hier en daar gescheurd waren door het vele gebruik.

Aan het loket (of bij afspraken) is het raadplegen van het digitaal dossier ook heel praktisch. Het plan en de voorschriften zijn aan het perceel gelinkt zodat je dit direct kan laten zien aan de klanten. Ook bij de beoordeling van de omgevingsvergunningsdossiers levert dit ook een grote tijdswinst op. Indien het perceel in een verkaveling ligt kan je direct de voorschriften checken."

- Brigitte De Molder, Gemeente Dilbeek


Wens je meer info of een afspraak?

Neem contact op om uw huidige situatie te bespreken. We bieden u services op maat aan om uw archief tot een overzichtelijk digitale database te transformeren.

©Vanden Broele Productions